Наиболее эффективные методы внедрения систем управления

Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему управления ресурсами предприятия, как правило, дает следующую установку: система должна начать действовать как можно скорее, в срок и в рамках бюджета.

Некоторые организации избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. К тому же сотрудники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию, и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания ee функционирования. Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения внедренной системы.

Эти опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем и в самом деле терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, зачастую не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета. Тем не менее описанные ниже методы при их правильном применении могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму. При надлежащем планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные сроки и остаться в рамках бюджета.

• С самого начала убедитесь, что проект правильно организован.
• Добейтесь веры в успех и преданности делу со стороны тех, кто играет ключевую роль в реализации проекта. Попросите этих людей добиться такой же веры от своих подчиненных.
• Определите, кто будет штатным руководителем проекта по внедрению системы. Этот человек должен обладать необходимыми навыками для выполнения такой работы, желательно, чтобы он имел опыт внедрения систем.
• Четко определите и отразите в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом.
• Убедитесь, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми навыками - особенно это касается знания русского языка.
• Разработайте подробный план работы, разбейте его на этапы, определите сроки выполнения задач и придерживайтесь их.
• Прежде чем приступить к внедрению системы, продумайте организационную структуру и бизнес-процессы.
• Убедитесь, что правила и процедуры бухучета зафиксированы в документах по установленной форме и понятны работникам бухгалтерии.
• Опишите методы ведения хозяйственной деятельности и действия, которые должны быть выполнены в результате их применения.
• При необходимости измените эти методы так, чтобы они обеспечивали более эффективную работу и интеграцию новой системы.
• Опишите организационную структуру и подумайте о том, в максимальной ли степени она отвечает целям вашего предприятия.
• Забудьте такие популярные клише, как "реинжиниринг" и "сокращения". Вам не обязательно начинать с нуля, осуществляемые изменения не обязательно должны носить радикальный характер, а число ваших сотрудников не обязательно должно быть сокращено.
• Изучите наиболее эффективные методы, применяемые в вашей отрасли, и попытайтесь использовать те из них, которые подходят для вашей организации.
• Обеспечьте создание необходимой технической инфраструктуры.
• Поручите соответствующим специалистам оценку вашей нынешней инфраструктуры на основе требований, предъявляемых новой системой. Определите роль отдела информационных систем и продумайте, каким изменениям он подвергнется в новой среде.
• Осуществите необходимые изменения в перечисленных областях перед тем, как передать систему в промышленную эксплуатацию. Ничего не делайте наспех: новое сетевое оборудование, например, может сыграть ключевую роль в том, чтобы ваша новая система работала так, как запланировано, а связанные с этим затраты будут весьма невелики в сравнении с расходами на оставшуюся часть проекта.
• Убедитесь, что система отвечает основным потребностям всех пользователей. Документально зафиксируйте потребности бизнеса с той степенью подробности, которой будет достаточно для сравнения одной системы с другой.
• Всегда определяйте приоритеты.
• Пользуйтесь полученными документами, чтобы убедиться, что реализованные функции отвечают вашим потребностям.
• Управляйте изменениями, подстраиваясь под своих сотрудников. Проводите изменения постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники могут освоить лишь определенное количество информации.
• С самого начала задействуйте всех, кто играет основную роль в осуществлении проекта. Хороший способ добиться этого - попросить их высказывать свое мнение в процессе подробного определения потребностей бизнеса.
• Регулярно общайтесь с такими сотрудниками, давая им возможность быть услышанными.
• Разработайте план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их работа. Помогите пользователям системы увидеть "полную картину".

Иногда поджимающие сроки, бюджетные ограничения и/или попросту недостаток опыта и знаний приводят к спешке, способной обречь проект на провал. Ошибок, возникающих при внедрении системы, особенно трудно избежать в России, где ограниченность в средствах зачастую носит более острый характер, чем на Западе.

Ваш проект по внедрению системы управления предприятием скорее всего потерпит неудачу, если вы:

- при выборе системы будете основываться на ее присутствии на рынке, а не на том, насколько она подходит для удовлетворения потребностей бизнеса компании;
- приступите к внедрению, имея слабого руководителя проекта (или вовсе без него) или план проекта, который не был тщательно продуман;
- не пересмотрите методы ведения хозяйственной деятельности компании до выбора системы;
- не будете регулярно общаться с сотрудниками, стремясь привлечь их к участию во внедрении системы и дать им возможность убедиться в том, что их потребности учтены;
- не будете следить за ходом выполнения проекта, сверяясь с намеченными основными этапами и сроками выполнения задач;
- установите нереальные сроки и составите заниженный бюджет;
- не приведете в соответствие с новыми требованиями уровень подготовки сотрудников отдела информационных систем;
- не поручите осуществление проекта кому-либо из тех, кто знает деятельность вашей компании изнутри.