О технологии: Time and Billing для маленьких

Установка программы клиент-сервер в локальной сети малого предприятия - сложная задача, которая требует участия специалистов с глубокими техническими знаниями. Эти "асы" неизбежно получают доступ ко всем данным на сервере. Проблему можно решить, если использовать дополнительный персонал и дорогостоящую защиту. Тогда скромная инсталляция бухгалтерского ПО среднего уровня обойдется в десятки тысяч долларов.

Nichols Dezenhall такой проект явно не по карману: фирма использует M.Y.O.B. Accounting от BestWare - дешевый бухгалтерский продукт, стоимостью около 200 долларов, главные конкуренты которого Peachtree и QuickBooks.

Об инсталляции клиент-сервера речи быть не могло, но оказалось, что у Sage U.S. (поставщика Timeslips) есть недорогое решение - eCenter. Хиршон купила лицензии Timeslips eCenter для каждого компьютера и ноутбука, что позволило персоналу самостоятельно вводить данные о рабочем времени и счетах.

Сотрудники заполняют компьютерные бланки, после чего посылают информацию на сервер Timeslips. При этом сервер находится не в Nichols Dezenhall, а принадлежит Sage.

Хиршон скачивает данные о работниках в свою копию программы и готовит ежемесячные отчеты и счета. Таким образом, она экономит время, которое раньше тратила на ввод информации.

Стоимость такой услуги - около 1000 долларов в год. Это значительно меньше, чем необходимо, чтобы надежно установить и конфигурировать клиент-серверную версию почти любого финансового пакета.

По словам Хиршон, работники и клиенты в восторге от результатов: "Прошло уже два месяца, и операторы счетов диву даются, насколько точные у нас данные. Раньше нам приходилось все выверять и исправлять многочисленные ошибки. Теперь мы используем коды клиентов, которые появляются прямо на экране. Ошибки исключены".

Клиенты получили возможность требовать большей детализации своих счетов. При бумажной системе Хиршон, составляя счета, часто упускала детали: то почерк неразборчивый, то работник что-нибудь не указал. Теперь все подробности могут быть перечислены в приложении.

Распечатав счета в Timeslips, Хиршон вручную вводит те же данные в M.Y.O.B. - бухгалтерскую систему компании. Программа этого не требует, но Хиршон считает важным дублировать информацию. "Параллельная работа двух систем обеспечивает взаимопроверку. Если результаты совпали, можно быть полностью уверенным в их правильности", - говорит она.

Чтобы сэкономить время, Хиршон планирует совместить преимущества Timeslips и M.Y.O.B. Timeslips должна автоматически экспортировать данные счетов в файл, который будет затем вводиться в M.Y.O.B.