Проект в руках Заказчика (Предпроектное обследование)

Что может называться предпроектным обследованием? Рассмотрим перечисленные выше этапы.

1. Осознание потребности в проекте - это в полной мере задача Заказчика. Обычно повод для такого осознания - ухудшение финансовых показателей либо приказ головной компании.

2. Постановка целей и задач. Если нет четких инструкций "сверху", Заказчику не всегда сразу становится ясно, что именно "не так" в его компании. Например, уменьшились остатки денежных средств на счетах - это проблема. Каковы ее причины? Может быть, плохо продумано финансирование капитальных вложений, а может быть, слабая служба маркетинга выбрала не тот сегмент рынка. Может быть, финансовая служба неверно сформировала портфель продукции, а может быть, отдел закупок ворует по схеме откатов. Или же все отделы работают правильно, но им не хватает оперативной информации для принятия решений, что связано либо с неграмотным первичным документооборотом, либо со слабой автоматизацией.

Этот этап компания не всегда в состоянии пройти самостоятельно и приглашает консультантов, чтобы те помогли выявить проблемы и их причины. Консультанты, со своей стороны, оценивают платежеспособность Заказчика и возможный объем финансирования. Иногда это называется предпроектным обследованием, хотя более правильно назвать это концептуальным проектом. Однако не все консультанты готовы дать объективные и грамотные рекомендации. Многие пытаются лишь убедить клиента в том, что область именно их компетенции является источником всех бед. Обследователь от автоматизаторов говорит, что главное - поставить КИС, обследователь от маркетологов рекомендует переориентироваться на другой регион/канал распространения и т.д.

3. Допустим, в ходе всех предыдущих мероприятий (внешних и внутренних) компания пришла к выводу, что ей необходимо организовать процесс бюджетирования и провести комплексную автоматизацию. Возникает вопрос о том, какую компанию выбрать в качестве поставщика услуг и программного обеспечения. Этот этап иногда также называется предпроектным обследованием. Некоторые фирмы в состоянии достаточно грамотно выбрать программный продукт или поставщика консалтинговых услуг. К сожалению, многие участники консалтингового рынка по-прежнему аффилированы поставщиками, работают по схеме "откатов" и т. д., что не может не сказываться на качестве их работы.

4. Наконец система выбрана, выбрана компания - внедренец и компания - финансовый консультант. Казалось бы, должен начаться проект, но не тут-то было. В развитых странах у обеих сторон на этом этапе имеется довольно четкое представление о сути, стоимости и сроках предстоящих работ, поэтому после подписания простенького, подчас джентльменского, соглашения начинается осуществление проекта.

В России бюджет, сроки, структура работ по проекту на этом этапе либо еще не известны, либо сильно размыты. В таких условиях Заказчик и консультанты считают достаточно рискованным заключать договор сразу на весь проект. Обследование объекта автоматизации/реинжиниринга позволяет консультанту получить от клиента хотя бы небольшие деньги и сделать точный прогноз относительно бюджета и рабочего плана. Клиент успевает "присмотреться" к консультанту и, если тот окажется некомпетентным, отказаться от его услуг, не затратив лишних средств.

Этот этап также может называться предпроектным обследованием. Его результатом становится техническое задание (четко сформулированные требования).

По окончании предпроектного обследования Заказчик должен иметь четкое представление о целях проекта, структуре дальнейших мероприятий, их стоимости и сроках. Типовая раскладка при этом такая: проектирование - 30% бюджета, разработка - 20%, внедрение - 40%. Само предпроектное обследование должно стоить порядка 10% от всех средств, предназначенных для проекта. После предпроектного обследования Заказчик должен иметь возможность безболезненно отказаться от продолжения проекта или выбрать другого подрядчика для остальных работ. К сожалению, многие консультанты используют предпроектное обследование как "крючок с наживкой", для того чтобы воспрепятствовать такой возможности.