Автоматизация контроля за составлением отчетов о командировочных расходах

Аналитики утверждают, что стоимость обработки одного отчета о расходах колеблется от 10 до 60 или даже 100 долларов. В среднем стоимость обработки одного отчета, с момента его создания и до стадии возмещения всех расходов, составляет 25 долл.. Это при том, что на 1 млрд. долл. дохода в среднем приходится 20,000 документов такого рода. Кроме того, по данным Hackett Group, фирмы, занимающейся проведением оценки и сравнительных исследований, компании платят каждому занятому в обработке отчетов о командировочных и представительских расходах в среднем более 40 тыс. долл. в год. По мнению специалистов из компании Hackett Group, взяв на вооружение передовые разработки, связанные с автоматизацией составления и сбора отчетов, а также процесса их утверждения, компании мирового класса смогут сократить расходы на обработку одного отчета с 25 долл. до 1.75 долл.

Еще одной причиной автоматизации в этой области стал тот факт, что недорогие переносные компьютеры и повсеместное распространение электронной почты облегчают сбор и передачу данных от тех, кто находится в пути. С другой стороны, практика бронирования мест в транспортных агентствах через Интернет и возможность считывания данных с кредитной карты снижают затраты на автоматизацию всего процесса контроля за командировкой.

Кроме того, многие компании начинают применять Интернет-технологии и интранет-сети, которые предлагают достаточно простую модель сетевой работы и возможность совместного использования информации. Интранет-сети обеспечивают многие преимущества обработки данных, свойственные архитектуре клиент-сервер, при более низкой стоимости. Кроме того, они обеспечивают создание большей части инфраструктуры, которая позволяет довести до сведения служащих правила оплаты командировочных и осуществить передачу отчетов о расходах и их утверждение в реальном масштабе времени по электронной почте.

Однако, возможно, самым важным фактором, толкающим компании на автоматизацию в данной области, является хаос, возникающий в результате отсутствия контроля и последовательного применения соответствующей корпоративной политики. При проведении слияний и приобретений, а также в ходе различного рода международных финансовых операций особенно важно иметь способ контролировать командировочные расходы.

Если отель предлагает компании корпоративный тариф, программа автоматизации контроля за расходами должна генерировать отчет, который выявляет командированных, не использующих эту сеть отелей, и предупреждает администрацию, обеспечивающую, в свою очередь, доведение до сведения командированных информации об этом специальном тарифе. Если вместо этого обязанность контроля за соблюдением корпоративных правил возложена на менеджера, существует вероятность, что он или она этого не сделает, что приведет к непоследовательному соблюдению корпоративной политики в области командировок. Кроме того, хорошее программное обеспечение для автоматизации контроля за командировочными расходами обладает специальными возможностями, которые позволят вам, в случае необходимости, быстро и безболезненно произвести изменение этих правил, не прибегая к услугам дорогостоящих технических консультантов.