Внедрение бухгалтерских систем

После того, как выбран программный продукт и поставщик, начинается этап установки системы. Основные шаги установки:

• инсталляция и тестирование аппаратного и программного обеспечения
• настройка программы
• разработка входных и выходных форм
• составление пользовательской документации
• перенос данных
• обучение пользователей

Завершающим шагом установки системы, безусловно, следует считать запуск ее в эксплуатацию.

Часть этих задач выполняют сотрудники компании-подрядчика, а часть берет на себя заказчик.

По мере установки и запуска "железа" необходимо сразу же инсталлировать новое программное обеспечение и протестировать несколько выборочных функций. Этот шаг важен для проверки целостности базового программного пакета.

Далее начинается настройка программы с целью адаптации к конкретным нуждам компании. Для этого необходимо активировать ряд функций программы, например: построение плана счетов, расчет себестоимости продукции, форматирование пользовательских отчетов, настройка экранов и полей, установка уровней доступа пользователей. Это те самые функции, которые обсуждались на этапе выбора программного обеспечения при сопоставлении возможностей программы и конкретных нужд компании.

Система не будет работать без правильно настроенных входных и выходных форм. Все формы необходимо заранее продумать и разработать, с тем, чтобы протестировать их еще до начала эксплуатации нового программного пакета. Проверьте все существующие в старой системе формы на совместимость с новой системой. Разработайте новые формы для замены несовместимых.

Перед началом обучения необходимо подготовить пакет документации для пользователей. В дополнение к сопроводительной документации необходимо создать руководства по процедурам ввода данных, общей организации работы, ежемесячным периодам закрытия, организации отчетности и другим процедурам.

Наибольшие временные затраты на этапе установки, как правило, связаны с конвертацией и вводом данных в систему. Все данные о заказчике, продавце и продукте необходимо ввести в новую систему либо вручную, либо используя тот или иной метод конвертации. Это также относится к бюджетным и первоначальным данным. Первоначальные данные о компании не будут занесены в систему еще на протяжении нескольких лет, если только их не введут в процессе установки новой системы.

Фирма-продавец обычно проводит обучение сотрудников основным навыкам работы с новым программным продуктом. Обучение должно проводиться в период установки и запуска новой системы - с тем, чтобы пользователи не забыли полученные ими знания.

По завершении этапа установки системы ваша компания готова к началу эксплуатации нового программного пакета бухгалтерского учета. Остается выделить необходимые ресурсы для поддержки и консультаций по новой системе на период ее начального использования и отслеживать все проблемы, возникающие у пользователей с программным обеспечением.