Компания ЭТМ управляет филиалами на расстоянии, используя NS2000
Андрей Семеркин
Введение
По замыслу менеджеров ЭТМ, филиалы должны эффективно работать с местными дилерами, поддерживать на складах необходимый ассортимент и обеспечивать комплексность поставок. При этом филиалы жестко привязаны к центру. ЭТМ - компания "вертикального" типа, основные функции, в том числе регулирование товарных потоков, сосредоточены в головном офисе в Петербурге. По мере того, как росла сеть филиалов и пополнялся ассортимент, топ-менеджерам ЭТМ все труднее было регулировать бизнес-процесс. Возникло противоречие между реальной практикой и менеджментом.
Как объяснил начальник отдела АСУ компании Сергей Миронов, для упорядочения потоков информации в ЭТМ были разработаны корпоративные стандарты документооборота. Филиалы передавали свои стандартизированные заявки и отчеты в Петербург по электронной почте, здесь информация обрабатывалась при помощи скромной программы "Бизнес-мастер". То, что подобная технология отставала от запросов компании, было видно невооруженным глазом. В день приходилось обрабатывать до 1500 документов. Практически вручную.
Руководство ЭТМ - президент Александр Кукса и финансовый директор Андрей Баев, понимая, что дальнейшее развитие бизнеса в таких условиях невозможно, осуществляло активный поиск современной корпоративной системы. Был проанализирован широкий спектр систем такого уровня, среди которых наиболее предпочтительной для ЭТМ оказалась NS2000 компании Никос-софт.
Эх, дороги
"Специалисты "Никос-софт" познакомились с проблемами компании ЭТМ и поняли, что на 80% готовы к их решению, - вспоминает директор отдела управления проектами "Никос-софт" Сергей Быков. - Никакого счастливого совпадения не было. ЭТМ была нужна информационная система, способная поддерживать бизнес-процесс в отдаленных филиалах. Именно под эти задачи мы и создали в свое время комплекс NS2000".
"Разрабатывая NS2000, мы то точно знали, чего хотим, - комментирует генеральный директор "Никос-софт" Артур Гареев. - Нужно было создать такой продукт, который смог бы работать в "ЛУКойле". Никакого отношения к Вагиту Аликперову и его компании "Никос-софт" не имел. Подразумевалось другое: программа должна работать в экстремальных условиях, когда филиалов много, связь плохая, и поддерживать сложную логистику в условиях большого документооборота. Когда такой продукт был создан, в число клиентов "Никос-софт" вошел и "ЛУКойл", точнее, его подразделение "ЛУКойл-Бурение".
Еще до того как NS2000 был создан, в "Никос-софт" хорошо представляли себе реальность, в условиях которой предстояло работать программе - ужасные дороги и русское "авось". "Одно из свойств российской реальности - плохая связь, - констатирует Артур Гареев. - Из-за связи тормозится развитие Интернета за пределами Москвы и Петербурга. Однако комплекс NS2000 должен был работать и в условиях плохой связи. Поэтому мы разработали специальную технологию, позволяющую сделать обмен информацией надежным. Смысл технологии в том, что обмен между подразделениями осуществляется только новой или измененной информацией. Маршруты движения данных и содержание информации настраиваются администраторами системы. Каналы обмена строго маршрутизированы. Система осуществляет автоматический обмен информацией, гарантируя ее доставку. Всякая информация, введенная в систему, имеет авторство".
"На практике, - пояснил Сергей Быков, - это выглядит так. В каждом филиале ЭТМ находится база данных, показывающая положение дел в данном подразделении. В Петербурге расположена сводная БД. Филиалы обмениваются с центром только изменениями в базах данных, не более. Если в екатеринбургском филиале ЭТМ за день проданы такие-то товары, то филиал рапортует только о них, отчеты по остальным позициям не посылаются. Данные направляются не менеджеру, а прямиком в конкретный раздел сводной БД".
Доступ к системе авторизован, поэтому, как иронизирует Сергей Быков, "каждая ошибка в отчетности имеет свою фамилию, имя и отчество". Удалить информацию из системы NS2000 невозможно - копии всех документов архивируются. Если Екатеринбург не смог вовремя рапортовать из-за плохой связи - система будет пытаться отправить информацию до победного конца", до того момента, когда связь восстановится. Тем временем NS2000 в Екатеринбурге честно доложит по команде: "Документ, созданный менеджером Ивановым, должен быть отправлен по такому-то маршруту. Не отправлен по такой-то причине".
Рапорт сдан! Рапорт принят!
"Врожденная настойчивость" системы, ее надежность и солдатская исполнительность пришлись по душе менеджерам ЭТМ. В ходе взаимных консультаций специалисты "Никос-софт" и ЭТМ подогнали систему под бизнес-процесс ЭТМ. "Мы ничего существенно не переделывали, - рассказывает Сергей Миронов, - система во многом была готова к работе, ее нужно было только настроить". Переход ЭТМ на новый информационный продукт облегчался тем, что компания прошла подготовительный период самостоятельно - тогда, когда ввела корпоративные стандарты документооборота и отчетности. Тогда информация обрабатывалась вручную, с внедрением NS2000 этот процесс автоматизировался.
После того как комплекс NS2000 был установлен в Петербурге, ЭТМ вызвала на стажировку менеджеров региональных филиалов. Их обучили работать на терминалах NS2000. Одновременно был разработан пакет технических документов и инструкций по переходу на новую корпоративную систему. Обычно переход компании на новые информационные продукты сопровождается негативной реакцией персонала, даже если речь идет о переходе с одной версии Word на другую. Топ-менеджеры ЭТМ об этом знали. Поэтому переход филиалов на новую систему происходил волевым путем. "В Петербурге готовился компьютер, например, для Екатеринбурга. На этот компьютер устанавливался NS2000 и в программу вводилась необходимая информация, - рассказывает Сергей Миронов. - После того как компьютер, прибывал в Екатеринбург, на настройку локальной сети и подготовку почтового компьютера требовалось не более двух дней. Через два дня Петербург принимал информацию из Екатеринбурга только по NS2000. По другим каналам информация не принималась".
"Ускоренное внедрение системы в регионах определялось твердой позицией руководства ЭТМ. Отчетноcть о деятельности региона принималась только на основе информации из NS2000. - пояснил Андрей Баев -
Разговоры о том, что система-де ошибается при обработке данных, тоже очень скоро прекратились, поскольку в системе каждая строка имеет автора и ни один документ не исчезает бесследно. Благодаря этому всегда можно установить, что ошибается не система, а конкретный менеджер, который ввел неправильную информацию".
В результате компания ЭТМ получила то, что хотела - полный контроль над положением дел в филиалах. "Другие программы мы не используем - ресурсов NS2000 достаточно, - резюмирует Александр Кукса. - Система работает круглосуточно во всех филиалах. Управление филиалами ведется на основе достоверной информации".
Компания ЭТМ
Петербургская компания ЭТМ ("Электротехмонтаж") вышла на рынок в период товарного дефицита - в 1991 году - с того времени ЭТМ занимается поставкой электротехнического оборудования в промышленные центры Урала, Поволжья и Северо-Запада. Компания, в создании которой принимали участие кадровые военные, позиционирует себя как комплексный дистрибутор электротехники для реального сектора, муниципальных служб и населения. Прайс-лист ЭТМ включает более 10 тысяч позиций - от "лампочек Ильича", бытовых таймеров и счетчиков до силовых бронированных кабелей и трансформаторных подстанций. Поддерживать номенклатуру ЭТМ удается благодаря налаженным связям с вендорами. ЭТМ - дистрибутор 32 производителей электротехники, в числе которых Philips, ABB, Eljo и другие скандинавские, британские, польские и российские предприятия. Сбытовая сеть ЭТМ состоит из 10 филиалов, расположенных на территории от Урала до Карелии.
Компания "Никос-софт"
"Никос-софт" действует на информационном рынке с 1993 года. Компания специализируется на разработке и внедрении крупномасштабных корпоративных информационных систем. Основной продукт "Никос-софт" - комплекс корпоративного учета NS2000, разработанный на основе Progress. Главная задача NS2000 - управление на основе достоверной информации.
"Когда мы вышли на рынок, здесь уже активно предлагались мелкие и средние бухгалтерские пакеты, - говорит Артур Гареев. - Можно было пойти таким же путем - создавать сначала минибухгалтерию, а затем на ее основе пытаться создать корпоративную систему. Но это напоминало бы попытку постепенной модернизации радиоприемника с целью превратить его в телевизор. Мы пошли по другому пути. NS2000 разрабатывался как оригинальный программный продукт, изначально охватывающий все функции предприятия - от заключения договоров до управления персоналом. В том числе важнейшие модули системы - сбыт, управление запасами, снабжение, финансы".