Проекты реинжиниринга и инструменты сотрудничества

Современные рабочие группы более динамичны и работают напряженнее, чем когда-либо прежде. Реинжиниринг может дать радикальные перемены, но для многих компаний важнейший фактор успеха - скорость изменений. Чтобы упростить коллективный доступ к информации и ускорить принятие решений, группы используют новые инструменты, которые меняют представление о рабочем месте. Среди них:

• онлайновые "доски для записей" (whiteboards);
• сетевые файлы и совместное использование документов (например, Windows Explorer для Web);
• дискуссионные группы и информационные табло;
• презентации в Интернете;
• совместная работа над документами;
• дистанционное обучение и курсы;
• чаты и моментальный обмен сообщениями.

"Доска" позволяет нескольким пользователям работать с одним и тем же экраном, рисовать или писать на нем, причем остальные участники сразу видят результаты этих действий. Член группы может вырезать картинки или графики из других приложений (таких, как MS Word, PowerPoint или программы для составления блок-схем) и вставлять их на "доску", демонстрируя всей команде. Остальные участники комментируют изображение или запись в ходе аудио-конференции.

Такие приложения используются для быстрого обмена идеями и информацией в режиме реального времени, что повышает эффективность сетевых конференций. До появления "досок" членам команды приходилось передавать сообщения по факсу или по электронной почте, чтобы довести до каждого участника информацию до или в процессе совещания.

Совместно используемые сетевые приложения позволяют группам организовать файлы и документы для работы. Такие приложения не требуют установки особых программ на ПК пользователя - достаточно стандартного браузера для Интернета. Участники могут загружать файлы с любого компьютера, что позволяет группам, члены которых находятся в разных местах, использовать и организовывать информацию в едином центре, куда имеют доступ все члены. Некоторые приложения созданы специально для бизнеса и имеют несколько уровней доступа: имя пользователя, файл, директория.

Рабочие группы и консультанты проекта применяют эти инструменты для рационализации доступа к файлам и документам. Нет необходимости пересылать документы по электронной почте. Файлы не теряются, а команды могут организовать директории в соответствии со своими задачами.

Информационные табло позволяют публиковать информацию и организовывать обсуждение в разбивке по категориям или темам. Члены группы могут реагировать на сообщения, одновременно "вывешивая" свой ответ и рассылая почту всем остальным участникам.

Информационные табло можно использовать, чтобы интерактивно решать вопросы, генерировать идеи, созывать совещания, публиковать протоколы, изучать документы и коллективно обсуждать основные элементы проекта.

Например, Дэйв - руководитель проекта по клиентским услугам в ACME Chemical. Он публикует тему для дискуссионной группы - об изменении методов управления проектом. Дженнифер отвечает на сообщение Дэйва, посылая комментарий, и ее ответ немедленно появляется ниже исходной темы. Том, другой член группы, может ответить на исходное сообщение Дэйва или на комментарий Дженнифер. Через сутки Дэйв открывает дискуссионную страницу и читает мнения всех членов группы. Инструмент помог обсудить идеи Дэйва, не созывая общего совещания. Вклад каждого повлиял на окончательное решение руководителя, и каждый член команды мог видеть реакцию остальных членов. В итоге все участвуют в проекте, внося свою лепту.

Презентации в Интернете позволяют оповещать сотни и тысячи участников совещания, используя голос и графику. В зависимости от приложения, участникам требуются или не требуются специальные программы в дополнение к стандартному браузеру. Возможности таких приложений быстро растут. Infoworkspace от General Dynamics, например, предоставляет докладчику графическое изображение зрителей, где каждый участник обозначен точкой. Участники могут щелкать мышью по индикатору экрана, меняя цвет точки:

• "Вы говорите слишком быстро" (красный);
• "Вы говорите слишком медленно" (зеленый);
• "Я не понимаю" (желтый);
• "У меня вопрос" (синий).

Преобладание того или иного цвета в схематическом изображении слушателей поможет докладчику выбрать темп для доклада, дать пояснения по конкретным разделам. Кроме того, участники могут обмениваться мнениями и задавать докладчику вопросы.

Программа позволяет группе лиц совместно писать и разрабатывать один документ. В некоторых приложениях этот документ виден в текстовом браузере и допускает одновременное редактирование всеми пользователями, причем изображение немедленно меняется на экранах всех участников.

Группы могут применять такие приложения для создания проектной документации, планирования, выявления вопросов, составления в реальном времени протоколов совещаний.

Инструменты дистанционного обучения - мощные приложения, которые передают по сети учебные курсы и занятия. Учащиеся могут участвовать в презентациях, загружать учебные материалы, графики занятий, проходить курс в удобное для них время, сдавать экзамены и решать рабочие вопросы, причем один учащийся может изучать сразу нескольких курсов.

Приложения для ведения проектов предусматривают обучение больших групп сотрудников новым бизнес-процессам, инструментам и технологиям.

Чаты и моментальный обмен сообщениями позволяют взаимодействовать в реальном времени посредством текста и/или голоса. Приложения полезны группам, которые общаются без телефона. Участвовать в чате может одновременно несколько человек.

Проектные группы могут использовать эти инструменты, чтобы обмениваться идеями, срочно обсуждать вопросы, устраивать конференции - и все это без затрат на телефонную связь. Такие инструменты можно использовать в сочетании с "доской для записей", чтобы проводить в сети интерактивные конференции в реальном времени.

Полный перечень инструментов сотрудничества можно найти в Учебном Центре по Сотрудничеству и Управлению Знанием на сайте: http://www.collaboration-tools.com.