Автоматизация и бухгалтерская реформа

Как известно, изменчивость отечественного учета - единственная постоянная его черта. От необходимости решать задачи, связанные с перенастройкой ПО в соответствии с меняющимся законодательством, не избавлен ни один бухгалтер. Возникающие при этом проблемы можно сгруппировать по трем направлениям:

• индивидуализация учета и его адаптация под меняющееся законодательство;
• использование бухгалтерского учета в системе управленческой информации;
• одновременное ведение учета по российским и международным стандартам.

При выборе программы многие специалисты обращают внимание прежде всего на то, в какой мере она обеспечивает возможность индивидуализации бухгалтерской службы и ее адаптации к новшествам. Разработчики бухгалтерских программ балуют своих клиентов разнообразием предлагаемых продуктов. Однако большой выбор не всегда благо. За рубежом весьма серьезно относятся к проблеме "чрезмерного выбора", которая возникает, когда на рынке представлено много сходной продукции разных производителей.

При выборе программных продуктов не повредит изрядная доля скептицизма и скрупулезности. Реализаторов ПО надо "допросить с пристрастием". В частности, стоит узнать о разделении средств настройки, которое предполагает наличие:

• средств, создаваемых самим производителем;
• средств, используемых экспертами по внедрению;
• средств, которые могут применяться пользователями-бухгалтерами.

Один из главных ориентиров при выборе - оценка возможностей, которые предоставляет программа для поддержки бухгалтером соответствия меняющемуся законодательству. При этом полезно обратить внимание на то, предусмотрены ли следующие возможности (и насколько они удобны):

• редактирование документов, введение дополнительных колонок в таблицы, изменение их структуры;
• формирование печатных форм свободного формата, подготовка индивидуальных отчетных форм;
• индивидуализация плана счетов;
• формирование на предприятии бухгалтерских решений на основе правил построения типовых операций;
• определение списка разрешенных корреспонденций;
• создание и регистрация новых объектов учета;
• закрытие информации по истечении определенного периода, то есть ограждение ее от внесения корректив при сохранении возможностей просмотра и анализа;
• определение порядка автоматического формирования пакета документов на основе исходных;
• создание системы паролей и организация нескольких уровней доступа к данным.

Нормативные документы допускают применение различных подходов к тем или иным участкам бухгалтерской работы. Неоднозначность решения учетных задач, характерная для современной бухгалтерии, делает учет менее формализованным. Однако при этом повышаются требования к профессиональной квалификации и актуализации знаний и навыков бухгалтера. Удобно, когда программные решения основаны на встроенных средствах развития, предусматривающих, в частности, возможность формирования новой цепочки последовательных действий по обработке данных.

Нередко требуется выполнить нестандартные процедуры, осуществить выборку документов по специфическим критериям. Жесткое программное решение не позволит оперативно решать такие задачи. Чем меньше средств индивидуализации имеется, тем чаще придется обращаться к фирме-разработчику. Кроме того, когда в нормативной базе учета произойдут очередные существенные изменения, придется вновь прибегнуть к услугам сторонних специалистов.

Такой путь не только финансово обременителен, но может оказаться и не самым оптимальным по результатам. Сторонние специалисты не всегда в состоянии до конца вникнуть во все нюансы учета на конкретном предприятии. Как говорит английская пословица, "если хочешь, чтобы что-то было сделано хорошо, делай это сам". В связи с этим стоит сразу нацеливаться на легкоадаптируемые, расширяемые бухгалтерские комплексы, которые позволят в полной мере реализовать индивидуальные методики решения задач в рамках меняющегося законодательства.

Максимальная отдача от программ с высокой степенью гибкости и настраиваемости достигается при достаточной компьютерной подготовке бухгалтера. "Высшим пилотажем" здесь можно считать полноценное проектирование отчетов и настройку первичных документов. В соответствии с потребностями предприятия может быть определен реквизитный состав документов, порядок заполнения и печати. Проблемы, связанные с дополнительными отчетными формами, решаются путем формирования отчетов по индивидуальным макетам и формулам расчета.

Возможность учесть при автоматизации особенности конкретного предприятия приобретает все большее значение и для решения аналитических задач, правильное понимание которых позволяет предприятию "выбить" и укрепить свои позиции на рынке.

Отечественная бухгалтерская реформа нацелена на общемировые принципы и традиции в ведении учета и использовании его результатов. В связи с этим есть смысл рассмотреть состояние учета за рубежом.

Во многих западных странах учет традиционно подразделяется на:

• внешний (финансовый) учет, который должен удовлетворять требованиям внешних пользователей отчетной информации: государственных органов, кредитных учреждений, партнеров и клиентов компаний;
• внутренний (оперативный) учет, который должен соответствовать потребностям руководства компании в плане отслеживания и анализа текущей ситуации и принятия управленческих решений.

Полезность такого разделения учетных задач не всегда была очевидной. Так, в книге о зарубежной отчетности, выпущенной в Москве в 1991 г., все еще бичевалась западная практика подразделения учета на закрытую и открытую для внешних лиц части. Рыночно-ориентированный учет обличался как капиталистически раздробленный, неоднотипный, недостаточно регламентированный и "охраняющий коммерческую тайну". Сейчас для нас стало привычным говорить о бухгалтерском учете как о системе, которая, с одной стороны, отвечает внешним официальным требованиям, а с другой - ориентирована на внутрифирменные информационные потребности и аналитическую поддержку руководства конкретного предприятия (управленческий учет).

Необходимость решения проблем, связанных с интеграцией бухгалтерской и аналитической информации, продиктована не столько "реформаторским запалом" отечественных предприятий, сколько насущными потребностями бизнеса. Теперь уже недостаточно использовать средства автоматизации только для осуществления бухгалтерских проводок. Важно иметь возможность создавать и обрабатывать полный набор документов, требующихся для принятия деловых решений на основе качественной информационной базы.

Эффективность ведения бизнеса повышается, если в едином информационном пространстве обеспечивается автоматизация всего цикла хозяйственных операций и формирование бухгалтерской отчетности, а также осуществляется поддержка управленческого регулирования финансовых и товарных (или производственных) потоков и контроля за исполнением деловых обязательств. При этом для целей анализа и контроля актуальная информация о текущих остатках, наличии товаров, произведенных расчетах и прочем должна быть доступна в необходимых аналитических разрезах в любой момент времени.

О пользе совмещенного решения бухгалтерских и аналитических задач говорит и применение комплексного подхода к финансовому планированию и оценке исполнения бюджетов на предприятии. Бюджеты могут готовиться по разным направлениям: финансовому, товарному, производственному. Составляются также бюджеты маркетинговых кампаний, капиталовложений и т.д.

Процесс бюджетирования становится наиболее экономичным и эффективным при формировании бюджетных данных в разрезе счетов бухгалтерского учета. Интеграция информации достигается при увязке, с одной стороны, центров планово-финансового учета (например, центра затрат, центра прибыли) и, с другой стороны, бухгалтерской аналитики (к примеру, по соответствующим статьям расходов и доходов). В ходе оценки исполнения бюджета из системы бухгалтерского учета могут отбираться остатки и обороты по аналитическим счетам для формирования фактических показателей и их сравнения с запланированными.

Бюджетирование может быть увязано и с прогнозированием. При этом необходимо использовать автоматизированную систему, позволяющую моделировать множественные бюджеты в зависимости от закладываемой прогнозируемой информации о перспективном состоянии ресурсов предприятия и о предполагаемых макроэкономических параметрах (в том числе с учетом пессимистического и оптимистического вариантов развития событий).

Степень приближения отечественной практики к лучшим управленческим технологиям внушает оптимизм. В последнее время обратили на себя внимание новинки в области автоматизации управления - так называемые "ситуационные центры", или "центры управления". Автоматизированный "центр управления" представляет собой оборудованное по индивидуальному заказу рабочее место руководителя предприятия или группы высших менеджеров.

Однако при всех многообещающих ресурсах автоматизации не стоит питать иллюзий, что с ее помощью, как по мановению волшебной палочки, уйдут в небытие все трудности, которые годами копились на предприятии. В особенно сложных случаях проблемы, напрямую не связанные с автоматизацией, влияют на процесс внедрения и освоения информационных технологий. К числу препятствий такого рода относятся: архаичная концепция управления, плохо структурированное и непродуманное распределение ответственности и полномочий. Еще хуже, когда сама система документооборота не согласована, громоздка и производит большой процент "информационного шлака". В такой ситуации никакое современное программное обеспечение не поможет.

Таким образом, чтобы не разочароваться в результатах автоматизации, полезно сначала критически оценить методы и постановку управления на предприятии. При необходимости надо уточнить цели, стратегию и тактические приемы руководства, сделать более прозрачной структуру предприятия и механизмы обратной связи, рационализировать распределение информационных потоков между подразделениями предприятия. Для анализа этих вопросов зачастую требуется взгляд со стороны. Немало предприятий в таких случаях стараются совместить управленческую перестройку с внедрением систем автоматизации. Для содействия в решении столь масштабных задач подбирается группа специалистов, сведущих как в информационных технологиях, так и в управленческом консультировании.

Вложение средств в информационные технологии окупается сторицей, но объемы таких вложений заметно разнятся в зависимости от предприятия. Отрадно, что появляется все больше отечественных компаний, готовых автоматизировать учет и управление "по полной программе".

Итак, количество амбициозных (в лучшем смысле этого слова) отечественных предприятий увеличивается. Разобравшись с автоматизацией бухгалтерии и поставив ведение и анализ бизнеса на современные "информационные рельсы", подобные предприятия смотрят еще дальше.

От российских банков реальному сектору экономики особых милостей ждать не приходится, так что по-прежнему не теряют актуальности фразы "Запад с нами" и "заграница нам поможет". Но Запад будет с нами только при условии доступности для зарубежных партнеров бухгалтерской (финансовой) отчетности в привычной для них форме. Такая установка типична для работы фирм с участием иностранного капитала, при общении отечественных предприятий с зарубежными инвесторами, а также в ходе серьезной внешнеэкономической деятельности.

Бухгалтерскую отчетность можно перевести в формат, приемлемый для западных экономистов, методами трансляции бухгалтерских проводок, трансформации отчетных форм, ведения параллельного учета по российским и международным стандартам. Наиболее надежным считается последний вариант. При автоматизированном ведении параллельного учета может быть оперативно получена информация, соответствующая международным стандартам, и финансовая отчетность, достоверная в понимании зарубежных партнеров. Если в отечественной учетной практике достоверность все еще трактуется с нормативной точки зрения (то есть как соответствие нормативным требованиям), то для западных финансистов это - представление в отчетности объективной и правдивой картины, которая позволяет принимать взвешенные деловые решения.

Получить отчетность искомого уровня прозрачности и надежности можно при использовании МСФО, утверждаемых Комитетом по международным стандартам финансовой отчетности. Эти стандарты положены в основу реформирования российского бухгалтерского учета. Однако процесс перехода к международным принципам и технологиям займет немало времени, а многие предприятия уже сейчас испытывают потребность в организации учетного процесса в соответствии с западными стандартами.

Для ведения параллельного учета по российским и международным стандартам предусматриваются два плана счетов и настраиваются отечественные и западные шаблоны проводок. Первичные документы в автоматизированном режиме одновременно отражаются в двух журналах хозяйственных операций.

При выборе системы автоматизации для параллельного учета важно прояснить, как будут решены вопросы, связанные с несостыковкой российской и международной методик ведения счетов. Речь идет о применении разных подходов к учету основных средств и МБП, к оценке материально-производственных запасов, к признанию задолженности и т.д. Главные трудности представляет рассогласованность счетов и разная степень их детализации. Так, несколько международных счетов могут соответствовать одному отечественному, и наоборот. В таких случаях бывает проблематично автоматически поддерживать соответствие между счетами. То, как автоматизированная система решает эту проблему, может служить одним из показателей ее уровня.

При постановке вопроса об использовании информационных технологий для осуществления параллельного учета важно иметь в виду еще одно существенное обстоятельство. Если при ведении отечественного учета еще можно сомневаться в том, нужна ли тотальная автоматизация, то при параллельном учете выбора практически нет. Нагрузка на бухгалтерию увеличивается, и при неполной автоматизации затея с параллельным учетом скорее всего обречена на провал (если, конечно, не увеличить учетный штат как минимум вдвое).

Для работы в автоматизированной параллельной бухгалтерии бухгалтерам потребуется хотя бы минимальная дополнительная подготовка по учету в рамках международных стандартов. Кроме того, надо четко осознавать, что наряду с использованием возможностей автоматизации может возникнуть необходимость делать дополнительные корректировки вручную. Ведь из-за различий в учете по российским и международным стандартам могут возникнуть ситуации, которые нельзя предусмотреть заранее, а значит нельзя и формализовать автоматическую обработку данных в этих ситуациях.

Вместе с тем, ориентация на международные стандарты, предполагая определенную дополнительную нагрузку на бухгалтера, в ряде случаев может "сэкономить" его усилия. Так, согласно Приказу Минфина РФ от 12.05.99 № З6н "О внесении изменений и дополнений в методические рекомендации по составлению и представлению сводной бухгалтерской отчетности", разрешается не представлять сводную бухгалтерскую отчетность по российским правилам, если имеется сводная отчетность, соответствующая международным стандартам, обеспечена ее достоверность и оформлена пояснительная записка к этой отчетности.

Составление отечественными предприятиями отчетности по международным стандартам, судя по всему, будет становиться все более популярным. Тем более, что макроэкономическая ситуация к тому располагает. Многие аналитики отмечают, что, разочаровавшись в поддержке российских реформ "сверху", западные финансисты готовы выделять средства на конкретные проекты. Так что, если мысль о подобных перспективах вписывается в бизнес фирмы, не стоит откладывать "в долгий ящик" внедрение систем, обеспечивающих трансформацию отчетности или применение полномасштабной автоматизации для ведения параллельного учета.

Ежемесячный журнал "Автоматизация бухгалтерского учета и финансово-хозяйственной деятельности предприятий". Подписные индексы по каталогу "Газеты и журналы" агентства "Роспечать": 79602 (общий), 79603 (предъявителям клубной карты "Главбух").