О технологии: Time and Billing для маленьких
Джон Ксенакис
Экономия времени - не по карману?
Точный учет рабочего времени - важная часть деятельности представителей многих профессий, в том числе бухгалтеров и юристов. Задача осложняется деликатностью и конфиденциальностью данных, ведь речь идет о клиентских счетах и зарплатах сотрудников.
Компания Nichols Dezenhall (PR при кризисном управлении, в штате - 27 человек) решила вопрос с помощью новой услуги поставщика приложений для учета рабочего времени и выставления счетов (Time and Billing Software). Программа под названием Timeslips позволяет хранить расчетные данные на сервере поставщика, а не клиента.
Крупные предприятия обычно имеют мощные бухгалтерские системы, в которые включены инструменты для учета времени сотрудников. Nichols Dezenhall такой системы не имела и 5 лет назад, решив отказаться от бумажного оборота, начала подбирать доступное для себя решение.
"Мы хотели купить специальную программу, написанную консультантами, но она обошлась бы в 5000 долларов", - говорит Дженнифер Хиршон (Jennifer Hirshon), директор по вопросам управления и развития. Предполагалось, что работники будут вести учет времени и расходов на бланках, а Хиршон - вводить эти данные в новое приложение.
В итоге компания приобрела программный комплекс Timeslips. Он принимает информацию о рабочем времени и расходах сотрудников и выдает счета, платежные ведомости и отчеты.
"Мои обязанности изменились, но я по-прежнему тратила время на ввод данных. За пять лет мне надоело разбирать почерки сотрудников", - говорит Хиршон.
Очевидным решением казался переход на клиент-серверную версию Timeslips. Однако при этом возникали финансовые, технические проблемы и проблемы, связанные с деликатным характером данных.
Сервер "в аренду"
Установка программы клиент-сервер в локальной сети малого предприятия - сложная задача, которая требует участия специалистов с глубокими техническими знаниями. Эти "асы" неизбежно получают доступ ко всем данным на сервере. Проблему можно решить, если использовать дополнительный персонал и дорогостоящую защиту. Тогда скромная инсталляция бухгалтерского ПО среднего уровня обойдется в десятки тысяч долларов.
Nichols Dezenhall такой проект явно не по карману: фирма использует M.Y.O.B. Accounting от BestWare - дешевый бухгалтерский продукт, стоимостью около 200 долларов, главные конкуренты которого Peachtree и QuickBooks.
Об инсталляции клиент-сервера речи быть не могло, но оказалось, что у Sage U.S. (поставщика Timeslips) есть недорогое решение - eCenter. Хиршон купила лицензии Timeslips eCenter для каждого компьютера и ноутбука, что позволило персоналу самостоятельно вводить данные о рабочем времени и счетах.
Сотрудники заполняют компьютерные бланки, после чего посылают информацию на сервер Timeslips. При этом сервер находится не в Nichols Dezenhall, а принадлежит Sage.
Хиршон скачивает данные о работниках в свою копию программы и готовит ежемесячные отчеты и счета. Таким образом, она экономит время, которое раньше тратила на ввод информации.
Стоимость такой услуги - около 1000 долларов в год. Это значительно меньше, чем необходимо, чтобы надежно установить и конфигурировать клиент-серверную версию почти любого финансового пакета.
По словам Хиршон, работники и клиенты в восторге от результатов: "Прошло уже два месяца, и операторы счетов диву даются, насколько точные у нас данные. Раньше нам приходилось все выверять и исправлять многочисленные ошибки. Теперь мы используем коды клиентов, которые появляются прямо на экране. Ошибки исключены".
Клиенты получили возможность требовать большей детализации своих счетов. При бумажной системе Хиршон, составляя счета, часто упускала детали: то почерк неразборчивый, то работник что-нибудь не указал. Теперь все подробности могут быть перечислены в приложении.
Распечатав счета в Timeslips, Хиршон вручную вводит те же данные в M.Y.O.B. - бухгалтерскую систему компании. Программа этого не требует, но Хиршон считает важным дублировать информацию. "Параллельная работа двух систем обеспечивает взаимопроверку. Если результаты совпали, можно быть полностью уверенным в их правильности", - говорит она.
Чтобы сэкономить время, Хиршон планирует совместить преимущества Timeslips и M.Y.O.B. Timeslips должна автоматически экспортировать данные счетов в файл, который будет затем вводиться в M.Y.O.B.
Цены и альтернативы
Версия Timeslips для одного пользователя стоит 399,95 долларов, а Timeslips Express с меньшим числом функций - 129,95.
Стоимость клиент-серверной версии Timeslips - 1299 долларов, но малые предприятия могут начать с eCenter, которой пользуется Nichols Dezenhall. Работа с системой обойдется в 49,95 долларов за одного пользователя ежегодно (более 25 пользователей - скидка 40%).
Timeslips существует уже давно. Впервые я писал об этой программе в 1987 году, когда двое ребят работали над ней в подвале в Беверли. Система стала отраслевым бестселлером, а в 1997 году ее купила Sage U.S.
Главные конкуренты Timeslips известны примерно с начала 80-х, но в основном ориентированы на юридические фирмы. Это, в частности, PC Law от Alumni Computer Group, Juris от Juris Software и TABS III от Software Technology.
John Xenakis, e-mail: xot@jxenakis.com.