Лидеры бухгалтерского ПО высшего класса

Бухгалтерское ПО не следует выбирать в одиночку – подключите представителей бухгалтерии, отдела продаж, маркетинга, служб управления запасами, производством и сбытом. Такой оргкомитет должен назвать задачи, характеристики и преимущества нового комплекса. Небольшая группа с нечетным числом участников упростит принятие решений и позволит избежать тупиков. Комитет должен иметь право выбирать продукт и поставщика и рекомендовать их администрации или обладать полномочиями напрямую искать продукт и поставщика, вести переговоры о внедрении и расходах.

Оргкомитету нужно оценить уже имеющиеся бухгалтерские системы. Сделать это непросто, но такая оценка значительно облегчит обновление или замену систем. Процесс состоит из двух этапов: выявление существующих проблем и их документирование.

Поиск проблем в существующей системе дает нужные результаты. Приложение подвергается аппаратным или системным изменениям, так как уже не отвечает потребностям компании. Если служащие не проходят регулярное обучение, они могут не знать этого ПО.

В новых версиях обычно устраняются неполадки, вводятся новые функции, улучшена совместимость с другими программами. Необходимо также вычищать информационные файлы, в том числе удалять старые счета-фактуры в клиентских данных, которые могут приводить к сбоям в приложениях. Наконец, комитет должен узнать мнения возможно большего числа лиц.

Всю полученную информацию важно задокументировать и далее использовать для анализа и связи с поставщиками.

Если у вас хорошие отношения с активным реселлером (value-added reseller – VAR), сообщите ему свое мнение и спросите совета. Если проблема в самом VAR, подумайте о его замене.

Следующий шаг – подготовка предварительной сметы и сроков проведения работ. Это упростит ведение переговоров с консультантами и VAR.

В зависимости от размера компании, объема нужного решения и возможного времени работы полезно пригласить независимого консультанта. Это позволит воспользоваться его опытом и работать эффективнее, особенно если эксперт подключается в самом начале процесса.

С другой стороны, независимый консультант стоит дорого и уменьшит число вариантов. Можно провести оценку и выбор своими силами; многие предпочитают сначала сузить выбор, а затем уже приглашать специалистов по отдельным продуктам.

Найти независимого консультанта и работать с ним помогут простые правила:

• его независимость прямо пропорциональна масштабности проекта;
• нужно, чтобы он хорошо знал данную отрасль;
• он должен быть опытным.

Хотя специалисты отдела ИТ с самого начала должны участвовать в проекте, от них не следует требовать решения бухгалтерских проблем. Не стоит их вовлекать в процесс выбора, но можно проконсультироваться относительно технологий и платформ.