Как раз по карману
Самуэл Грингард
Самюэль Грингард (Samuel Greengard), профессиональный писатель с 1981 года, пишущий редактор в Home, FamilyPC, Workforce, IndustryWeek и Business Finance. В настоящее время президент Американского общества журналистов и писателей
Начало в выпусках: #194
Автоматизация учета рабочего времени
Чтобы создать инфраструктуру е-бизнеса, нужна система, которая автоматизирует весь процесс расчета зарплаты. Если на каком-то этапе данные вводятся вручную, процесс теряет эффективность, а значит конец экономии времени и затрат. Интеграция электронного учета рабочего времени важнейшая задача, говорит Баррон. Когда есть электронные системы, данные текут по организации, не падая в бездну .
Конечно, выбор вариантов учета рабочего времени широк, это, в том числе, средства телефонии и Интернета. Главное так все построить, чтобы можно было связывать разные системы , говорит Баррон. Например, в ипотечной компании Pacific Republic Mortgage из города Анахайм, штат Калифорния, работники отмечают приход и уход с работы с компьютеров. Перед начислением зарплаты Pacific Republic отсылает данные в виде таблицы Excel на обработку в Ceridian Corp. Процесс полностью безбумажный , говорит кадровик фирмы Дэвид Херц (David Herz).
Самообслуживание трудящихся
Не секрет, что самообслуживание кадров взяло корпоративный мир приступом, и более всего его преимущества очевидны в расчете зарплаты. Интернет-системы помогают служащим самостоятельно обновлять данные W-4, что предотвращает ошибки и избавляет работников отдела зарплаты и кадров от необходимости постоянно обновлять записи и хранить копии старых корешков чеков. Большая польза и организации, и работникам, говорит Ларсон из Watson Wyatt. Интернет устраняет массу документов, позволяет сократить затраты и поднять прибыльность .
Имея систему в Интернете, работники могут проверить начисленные им суммы в любое время суток, посмотреть архивы, а значит и бухгалтерии меньше забот, и служащим удобно. Люди имеют доступ к любой нужной им информации с работы, из дома или в пути , говорит Линк.
В то же время финансовый отдел может проверять отчеты и выполнять тщательный анализ, если нужно с помощью порталов, систем бизнес-интеллекта или встроенных средств отчетности. Упрощен обмен данных между системами, а работникам бухгалтерии нужно меньше учиться.
Электронный налоговый учет
Еще одно преимущество такой системы расчета зарплаты электронная подача налоговых деклараций. Государство все более переходит на электронный документооборот, говорит Баррон. Платя налоги электронным способом, компании могут экономить колоссальные средства, так как отпадает необходимость отсылать дискеты или папки . Более того, организации, освоившие электронный налоговый учет, знают, что документы и носители доходят до адресата в целости и сохранности. Снижается вероятность потери данных , отмечает он.
Компания Gevity HR работает с малыми предприятиями. Вести электронный налоговый учет она начала три года назад. С помощью ПО HRMS и модуля зарплаты от Oracle Gevity создала полностью безбумажную среду зарплаты. Система повышает скорость и точность процесса , объясняет Лайза Харрис (Lisa Harris), старший вице-президент и CIO компании.
Сборка
Внедрив системы зарплаты в Интернете, компании получают серьезные выгоды. У некоторых, как в Lee Memorial Health Systems, не только снизились затраты, но и улучшились функции бизнес-интеллект и планирование. Центр медицинского обслуживания берет из главной книги данные о рабочих часах и затратах и определяет перерасход бюджета. Работники отделов могут выявлять и решать проблемы почти в реальном времени. С тех пор как мы начали применять функции отчетности, нам удается не выходить за рамки бюджета , говорит Уорд.
Gevity HR также имеет отличные результаты: е-зарплата удвоила производительность центров обработки заказов. Теперь то же число агентов обслуживает 1000 внешних работодателей, а не 500, как пару лет назад. И другие организации говорят о снижении общих затрат на зарплату на 20% и более с помощью различных Интернет-приложений. По словам Ларсон, главная выгода достигается, когда организация интегрирует разные средства и рационализирует поток данных между системами.
Разумеется, умные компании уже не считают расчет зарплаты административной функцией. Для них она стала дополнительным видом деятельности, который может влиять на организационную эффективность и улучшить баланс. Поэтому они ищут способы автоматизировать процессы и отдать их подрядчику, задействовав мощь Интернета. Приложения по расчету зарплаты так популярны, потому что у них огромный потенциал , заключает Линк.
Пять способов получить отдачу от е-зарплаты
1. Разработать стратегию. Все организации разные. Важно учесть особенности компании и кадров. Одной компании больше подойдет система телефонного учета рабочего времени, в другой лучше Интернет-система. Прямые депозиты и электронные ведомости могут отлично работать в высокотехнологичной профессиональной среде, где все пользуются ПК. В отеле или на производстве рентабельнее всего могут оказаться дебетовые зарплатные карты.
2. Все просчитать. Зарплатная система может дать гибкость и массу удобств, но она должна окупаться. Прежде чем что-то покупать, отдел финансов должен тщательно рассмотреть все варианты, затраты на них и ожидаемую эффективность.
3. Отказаться от бумаги. Автоматизация отдельных функций, вроде учета рабочего времени, обработки зарплаты, налогового учета и начисления зарплаты, может быть полезной в любой компании. Однако максимум пользы вы получите, объединив ряд зарплатных систем и полностью отказавшись от бумажного документооборота.
4. Обращайте внимание на вопросы культуры, обучайте работников. В любой среде найдутся такие, кто будет сопротивляться прямым депозитам, электронным ведомостям и иным электронным процессам. У некоторых работников нет чековых счетов. В ходе преобразований компания обязана считаться с потребностями и запросами персонала. Если вы за полный отказ от бумажных чеков и за перевод электронных ведомостей в онлайн, то для тех, у кого нет своего компьютера, надо установить киоски. Работники тоже должны понять, как действует система е-зарплаты, и чем она выгодна для них. Нужны постоянный диалог, образование и обучение.
5. Аутсорсинг, если он целесообразен. Все чаще компании отдают внешним подрядчикам конкретные функции или даже всю службу зарплаты. В большинстве случаев это делается не ради экономии: услуги таких фирм как Ceridian и ADP, обычно обходятся дороже, чем обработка своими силами. Преимущество в том, что предприятие может сосредоточиться на основной деятельности, поручив заботы о зарплате фирме, которая специализируется на этой функции, – говорит старший аналитик AMR Research Моника Баррон.