Как раз по карману

Самуэл Грингард

Зарплата онлайн

Большинство компаний осваивают широкий диапазон технологий, в основе которых лежит мощь Интернета, но многие не заметили один из важнейших фронтов революции е-бизнеса зарплатный. Традиционно служба расчета зарплаты дорога и трудоемка. Старая система плодит ошибки. Служащие отмечают приход и уход, начальники по данным журналов учета рабочего времени заполняют ведомости начисления зарплаты, а бухгалтерия вводит данные в программу, которая распечатывает чеки.

Расчет зарплаты дело сложное, долгое и трудоемкое, говорит Дэвид Линк (David Link), вице-президент по практике электронных рабочих мест в консалтинговой фирме Cedar. И все же это одна из важнейших служб. Работники хотят получать плату за свой труд точно и вовремя. Если система не работает, возникнет хаос . Cedar выяснила, что Интернет-ориентированные системы зарплаты экономят трудозатраты в среднем на 40 50%, а материалы на 85%.

Добиться успеха в области е-зарплаты задача не из простых. Здесь нужна интеграция технологий, отладка различных бизнес-процессов и внимательное управление культурными изменениями. И все же игра стоит свеч. В конечном счете эффективная система зарплаты способна улучшить баланс и облегчить борьбу на кадровом фронте.

Можно реально повысить рентабельность , говорит Стив Ларсон (Steve Larson), старший консультант в Watson Wyatt Worldwide из Майами. Отдел финансов должен играть ведущую роль в выборе решения, анализируя затраты и эффективность ПО для автоматизации процессов и лучшего доступа работников к данным.

Прямой депозит

Во многих организациях идет борьба за устранение бумажных ручных процессов. Главные преимущества проявляются, когда объединен ряд процессов и поток данных движется по всему предприятию , говорит Линк. А это означает переведение почти всех функций зарплаты в онлайн.

Для начала полезно прямое депонирование средств. Это серьезно снизит затраты на распечатку и рассылку чеков. По данным Американской банковской ассоциации, обработка каждого зарплатного чека обходится в среднем в 1,07 доллара, а прямое зачисление около 5 центов. Более того, прямые депозиты помогут компании (и отделу финансов) эффективнее управлять средствами.

Многие сомневаются, выдавать ли, как и раньше, работникам чеки, если они того пожелают. Моника Баррон (Monica Barron), старший аналитик AMR Research из Бостона, говорит, что все больше организаций уже отказывается от чеков и применяют исключительно прямые депозиты.

Одна из таких компаний Lee Memorial Health Systems, медицинская группа из города Форт-Майерс, штат Флорида. Сегодня зарплата около 75% работников депонируется прямо на счет, сообщает Джефф Уорд (Jeff Ward), начальник отдела систем финансовой информации. Быстро, дешево и удобно. Это избавляет от многих проблем с доставкой чеков в разные места , говорит он. С помощью системы от Geac Computer Corp. группа интегрировала прямой депозит в общую стратегию е-зарплаты, экономя сотни тысяч долларов в год.

Электронные зарплатные ведомости

Кроме того, многие переходят на электронные ведомости. Прекратить распечатку и рассылку чеков мудрое решение, говорит Линк. Быстрее, проще и дешевле выводить данные в онлайн, где служащие имеют доступ к ним, когда захотят . Он замечает, что работникам нравится регулярно просматривать информацию, распечатывать документы, обращаясь за ссудой.

Пока, по словам Баррон, менее 40% компаний ведут пока электронные ведомости служащих, но цифра растет на глазах. Главное, чтобы у работника был доступ к персональному компьютеру.

Возможны осложнения там, где много неквалифицированных или почасовых работников. Доступ к электронной ведомости может стать культурной и практической проблемой . Некоторые фирмы решили ее, установив в общественных местах киоски с принтерами.

Среди организаций, перешедших на электронные ведомости, Ruth's Chris Steak House, сеть ресторанов в городе Метэри, штат Луизиана. Пока еще работники сами решают, зачислять ли им зарплату на счет, но компания настойчиво внедряет безбумажную систему выдачи зарплаты на основе UltiPro от Ultimate Software. Ruth's Chris устанавливает ПК в ресторанах, и намерена разместить киоски в важнейших местах.

Электронные ведомости дают прямую экономию затрат; кроме того, есть выгоды от эффективного использования е-бизнеса. Система устраняет дублирование, избыточность и неэффективные процессы , объясняет директор по ИТ Кит Вебб (Keith Webb).

Дебетовые зарплатные карты

Прямое зачисление может быть проблематичным, когда у работника нет чекового счета. Более того, обналичивая чеки, такой человек часто прибегает к дорогим услугам, которые съедают до 10% чековой суммы. Поэтому становятся популярны дебетовые карты.

Дебетовые зарплатные карты идеальны для таких отраслей, как, скажем, розничная торговля и гостиничный бизнес, где многие временные работники не имеют банковских счетов, говорит Баррон. Картой можно оплатить почти все: продукты питания, одежду, игрушки, бензин . Кроме того, с большинства карт можно хотя бы раз в период снять наличные с банкомата (за дополнительное снятие обычно взимается 1 2 доллара).

С точки зрения работодателя, у дебетовой зарплатной карты есть несколько преимуществ. Обычно компания депонирует зарплату на отдельный банковский счет и делает списания с него по картам. Это ужесточает контроль за средствами, потому что компании уже не выпускает в обращение бумажные чеки. В то же время пополняемые карты избавляют от необходимости рассылать чеки курьером - тоже экономия.

Дополнительный плюс: по карте можно проводить льготы, купоны и повышение зарплаты, а значит, карту можно использовать для дополнительных выплат работникам. Среди компаний, перешедших на дебетовые зарплатные карты, Sears, магазины видеопроката Movie Gallery и киоски печати WHSmith в аэропортах.

Продолжение в выпусках: #195