Автоматизация документооборота консультационной компании. Серия "Консультанты для консультантов"

Материальным воплощением совместной работы специалистов-разработчиков Lotus Domino / Notes и вовлеченных в проект консультантов-пользователей стал специализированный программный продукт, который мы назвали «Трио».

Состоит он из функционально и технологически объединенных модулей, автоматизирующих профессиональный, организационно-распорядительный и персональный документооборот, используемый специалистами консультационной компании.

Профессиональный документооборот «Трио» предназначен для поддержки проектной деятельности мобильных групп специалистов и позволяет снизить временные и материальные издержки, повысить качество и управляемость реализации консультационного проекта.

Модуль «Проекты» является функциональным ядром системы «Трио», ориентированной на профессиональный консультационный процесс.

В модуле формируется группа специалистов, имеющих доступ к документам проекта – рабочей и отчетной документации, относящейся к определенному договору, контрагенту, периоду деятельности. Остальные сотрудники организации, не включенные в группу, не могут увидеть эти документы на своих рабочих местах.

При создании нового документа система «Трио» предлагает автору определить его принадлежность к конкретной теме по классификатору и использовать стандартный бланк из модуля «Шаблоны». Применение этих инструментов в сочетании с сортировкой документов по различным категориям классификатора преобразует хаотичное нагромождение разнородных текстов в регулярный документооборот.

Кроме принадлежности к определенному проекту в служебной части документа определяются авторство, перспективные рецензенты, сроки и последовательность рецензирования и утверждения.

В процессе создания текста автор может использовать многооконный режим, встроенные инструменты поиска информации в системе «Трио», интернете и интегрированных справочных системах, создавать временные папки для хранения избранных документов.

В тексте документа можно располагать ссылки на другие документы и отмеченные автором разделы документов, посылать ссылки и фрагменты текста по встроенной в систему электронной почте.

К одному документу можно присоединить другие, связанные с ним: комментарии рецензентов, фото-, аудио-, видео- и интернет-материалы.

Руководитель проекта, обладающий полным доступом ко всем файлам проекта, может в любой момент проконтролировать процесс создания рабочих документов, присоединить к любому из них комментарий, сформировать корректирующее поручение.

Группа консультантов, работающая на территории клиента, может объединить свои рабочие места в автономный комплекс, а при наличии нормальной линии связи – проводить регулярный информационный обмен с центральным офисом.

После подключения работавшего автономно ноутбука к корпоративной вычислительной сети автоматически производится обмен информацией с центральной базой документов, и новые данные становятся доступны всей рабочей группе проекта.