Автоматизация документооборота консультационной компании. Серия "Консультанты для консультантов"

К чему мы стремились?

Сформулированное нами техническое задание исключало использование существующих на рынке информационных технологий программных продуктов. С одной стороны, жаль, конечно, что невозможно быстро внедрить готовое решение, ведь не разработка нового продукта, а организационные результаты его внедрения являлись нашей целью. С другой стороны, появилась возможность создать систему, воплощающую в жизнь реальные требования наших консультантов, а не абстрактные представления разработчиков о деятельности консультантов.

Нам нужна была специализированная система коллективной разработки документов, автоматизирующая все этапы консультационного процесса: управление продвижением, договорную работу, формирование рабочей группы специалистов, постановку и контроль исполнения задач, оперативный контроль качества, поиск и анализ информации, подготовку, оформление, согласование, утверждение и архивирование документов.

В качестве необходимых нам основных параметров системы автоматизированного документооборота были выбраны следующие ниже положения.

1. Единая среда разработки документов. Она должна позволять группе консультантов оперативно обмениваться информацией в процессе совместной работы по реализации проекта, используя встроенные инструменты просмотра, комментирования, согласования документов, создаваемых группой, вплоть до совместного редактирования текста.

2. Коллективная база знаний. Любая вновь создаваемая существенная информация должна относиться к определенной категории, сохраняться в системе и использоваться другими специалистами. Присоединенные к документу или его части комментарии и ссылки должны помогать пользователю эффективно применять информацию или избегать ошибок предшественников.

3. Универсальное хранилище информации. Документ системы должен содержать текстовую, табличную, графическую информацию, встроенные объекты приложений, фотоматериалы, видео и диктофонные записи. Все рабочие материалы консультанта должны находиться в едином информационном пространстве. Система включает в себя специализированные инструменты поиска, облегчающие использование ранее созданных решений.

4. Инструмент управления проектной и организационной деятельностью. Он реализует процессы постановки задач, разовых поручений, контроля исполнения заданий, мониторинга и текущей корректировки процесса и качества выполнения поставленных задач.

5. Объединение в единый документооборот групп удаленных пользователей, в том числе территориально удаленных офисов и мобильных пользователей. Изменения, произведенные в одной из копий совместно используемого документа, должны оперативно транслироваться всем пользователям.

6. Эффективная защита информации от несанкционированного доступа. Пользователь должен получать доступ только к документам, соответствующим его роли в организационной и проектной структуре консультационной компании.

7. Стандартизация документооборота. Она предполагает использование защищенных от несанкционированного изменения шаблонов документов, справочников, классификаторов и стилей оформления текста.

8. Автоматизация делопроизводства. Система должна содержать модули организационного документооборота, поддерживающие кадровое делопроизводство, договорную деятельность, учет и архивирование деловой корреспонденции, организационно-распорядительный документооборот.

9. Развитие профессиональной и корпоративной культуры. В системе должны быть предусмотрены возможности организации дискуссионных клубов для обсуждения профессиональных и корпоративных проблем, новостных полос и досок объявлений.

10. Персональный органайзер специалиста. Пользователь системы должен получить интегрированные в среду корпоративной коммуникации персональные инструменты организации рабочего процесса: календарное планирование, адресную книгу, электронную почту и поисковую систему, сканирующую весь массив вновь создаваемых документов по заданным параметрам.

Формулируя задачи, мы, конечно же, ориентировались на заранее известную платформу разработки Lotus Domino/Notes. Предварительное тестирование показало, что все основные требования можно реализовать на основе функциональных возможностей этого программного продукта. К сожалению, ни существующие в стандартном комплекте поставки ПО приложения, ни программные продукты, разработанные российскими и западными разработчиками на платформе Lotus Domino/Notes, не соответствовали нашим требованиям.

Со всей очевидностью возникла необходимость открыть внутрифирменный проект по разработке весьма специализированного программного продукта.