Автоматизация документооборота консультационной компании. Серия "Консультанты для консультантов"

Нужна ли автоматизация консультантам?

Невнимание к автоматизации профессионального документооборота, информационного обмена и процесса коммуникации специалистов в консалтинговой компании часто обусловлены объективными причинами. Небольшая группа консультантов, выполняющая ограниченное количество проектов, часто не испытывает необходимости в специализированных инструментах организации технологического процесса.

Однако по мере экстенсивного развития компании, выделения функциональных направлений и роста обслуживающих подразделений неизбежно возникают информационные и управленческие барьеры, снижающие качество и коммерческую эффективность реализации проектов. К основным проблемам роста можно отнести: постепенное размывание методических и технологических основ консультационного процесса, снижение качества рабочей и отчетной документации, уменьшение эффективности распределения ресурсов как в проекте, так и в компании в целом.

Значительная часть проблем, на наш взгляд, связана с невозможностью оперативного контроля и управления реализацией проекта со стороны директората компании, руководителей подразделений и методистов.

Деятельность консультанта, как правило, сопровождается созданием довольно большого количества рабочей и отчетной документации. Следовательно, наиболее очевидным объектом оперативного контроля процесса и результатов работы консультанта становится профессиональный документооборот. При этом необходимость мониторинга качества предполагает также постоянный контроль содержания и формы документов.

Кроме профессионального документооборота существенное влияние на эффективность деятельности компании оказывают оптимизация и автоматизация организационного и персонального документооборота. Концентрация в едином информационном пространстве всех существенных процессов деятельности консультационной фирмы создает условия для повышения оперативности и качества контроля и управления проектами и функционированием компании в целом.