Московское представительство международного сертификационного общества DNV автоматизировало управление документооборотом ...

Московское представительство международного сертификационного общества DNV автоматизировало управление документооборотом на российской платформе "1С:Предприятие" с помощью компании "АИСТ Ай Ти", сертифицированной DNV.

В ноябре 2003 года завершился очередной этап работ по внедрению системы управления организацией в московском представительстве компании DNV - мирового лидера по предоставлению услуг в области сертификации систем менеджмента. Компания "АИСТ Ай Ти" разработала и внедрила систему управления документооборотом на платформе "1С:Предприятие". Сертификационное общество DNV является одним из авторитетнейших и крупнейших в мире и имеет представительства в более чем ста государствах. В сферу деятельности московского представительства DNV входит предоставление услуг по сертификации систем менеджмента на соответствие требованиям международных стандартов, аудиту и обучению. До настоящего времени представительство уже имело опыт работы с самой распространенной в России автоматизированной системой бухгалтерского учета на платформе "1С:Предприятие", настроенной под особенности учета договоров. Однако, взаимосвязь между учетом проектов в "1С:Предприятии" и учетом договорной документации - договорами, актами, счетами - осуществлялась вручную. В результате пользователи системы регулярно сталкивались с рядом проблем. Стремясь к устранению вышеперечисленных сложностей и повышению эффективности работы сотрудников, руководство DNV приняло решение о реализации проекта по усовершенствованию существующей  системы автоматизации документооборота. Выбор такого решения был обусловлен тем, что используемая программа "1С:Бухгалтерия" отвечала как общим, так и специфическим потребностям заказчика. Все, что требовалось на этом этапе - оперативно расширить существующее решение с учетом новых потребностей DNV и гибких возможностей "1С:Предприятие". Перед руководством DNV встал вопрос выбора консалтинговой компании, которая бы реализовала план автоматизации документооборота наилучшим образом. В результате DNV остановило свой выбор на компании "АИСТ Ай Ти", дополнительным преимуществом которой явилось наличие сертификата по стандарту качества ISO 9001:2000 - сотрудники DNV знают ценность сертификатов, выданных собственной компанией: это и профессионализм персонала, и индустриальное качество услуг, и гарантированный результат в кратчайшие сроки. Кроме того, консультанты "АИСТ Ай Ти" успешно справились с тестовым заданием, предложенным руководством DNV. Перед "АИСТ Ай Ти" были поставлены следующие задачи:
Обеспечить комплексное управление проектной документацией по этапам и по проекту в целом
Исключить возникновение непреднамеренных ошибок и рассогласований при работе с документами по проекту

В ходе работ поставленные задачи были решены за счет создания в системе "1С:Предприятие" легко прослеживаемой, логично организованной цепочки взаимосвязей между этапами проектов и сопровождающими их документами. Унифицированные шаблоны проектной документации теперь взаимосвязаны с программным обеспечением "1С", что позволяет всем пользователям работать с документами по единому внутриорганизационному стандарту непосредственно из системы "1С:Предприятие". Автоматизация документооборота в силу своей функциональной универсальности затронула практически все бизнес-процессы представительства. В ходе внедрения автоматизации подверглись рабочие места руководителя, координатора аудиторов, бухгалтера. Автоматизированная цепочка документов, взаимосвязанных между собой единым проектом, объединяет процессы подготовки и осуществления продаж, планирования и оказания услуг, учета затрат и взаиморасчетов с контрагентами. Это обеспечивается за счет включения в единую последовательность целой серии документов, начиная от коммерческого предложения и заканчивая выпиской счета-фактуры. Проект был выполнен всего за полтора месяца, причем достаточно большое время было отведено для тестирования последовательно решаемых задач. В результате был получен качественный продукт, соответствующий ожиданиям заказчика. Немалую роль в достижении необходимого уровня качества  внедрения сыграло следование требованиям международного стандарта ISO 9001:2000, согласно которому сертифицирована система качества компании "АИСТ Ай Ти". При выполнении полного цикла стандартного внедрения - от обследования до обучения пользователей - компанией "АИСТ Ай Ти" был обеспечен жесткий контроль выполнения проекта и постоянная обратная связь с заказчиком. В итоге, даже смена сотрудников рабочей группы исполнителя, имевшая место в ходе проекта, не повлияла на сроки и качество исполнения. К основным результатам работы следует отнести то, что проект позволил систематизировать документооборот и улучшить управляемость проектов организации. Повысилась оперативность оформления документации, упростилась работа персонала. Преобразования системы управления представительством позволили сделать работу организации более эффективной за счет использования комплексной автоматизированной системы.  В настоящий момент руководством заказчика совместно со специалистами "АИСТ Ай Ти" прорабатываются планы по дальнейшему развитию системы управления документооборота московского представительства DNV. Следующим шагом в этом направлении будет внедрение аналогичного решения на платформе "1С:Предприятие" в представительстве DNV в Санкт-Петербурге и объединение обоих офисов в единую сеть.